Primeros pasos con SharePoint OnLine: Las búsquedas


Hola a todos,

Seguimos con esta serie de post sobre los descubrimientos que voy haciendo con respecto a SharePoint OnLine. Hoy toca hablar de la búsqueda. Puedo decir sin miedo a equivocarme, que es una de las más importantes mejoras, si no la más, de la versión de SharePoint 2013 y OnLine con respecto a SharePoint 2010. No es difícil oír decir, que solo por las búsquedas de SharePoint 2013, merece la pena migrar a esta versión. Aquí os dejo una recopilación con todas las novedades del Servicio de Búsquedas de SharePoint 2013:

http://technet.microsoft.com/es-es/library/ee667266(v=office.15).aspx

Hoy os hablaré sobre una parte de este servicio que nos ofrece la versión OnLine. Intuyo que habrá más post sobre las búsquedas, porque las oportunidades que nos ofrece son muy amplias.

Para empezar, como ya comentaba el primer día, cuando accedemos a nuestro tenant, podemos observar que disponemos de forma automática de una central de búsquedas.

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En el menú con los servicios disponibles para administrar, podemos acceder al servicio de búsquedas. Si hacemos click veremos todas las opciones que tenemos disponibles para administrar en relación a este servicio.

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Administrar el esquema de búsqueda

A través del esquema de búsqueda se crea lo que se conoce como índice de búsqueda, indicando qué metadatos serán rastreados para generar los resultados de búsqueda. A través de esta opción asociaremos las propiedades rastreadas a propiedades administradas, que son las propiedades que formarán parte del índice.

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El funcionamiento de esta parte de la configuración del servicio de búsqueda es muy similar a como funcionaba en la versión 2010, por lo que la forma de trabajar con esta parte os resultará muy familiar.

Uno de los aspectos importantes de la búsqueda en SharePoint OnLine es su versatilidad y su capacidad de personalización. En este caso, disponemos de la opción de establecer las propiedades administradas a nivel de colección de sitios si accedemos a la “Configuración del sitio” y a la sección de “Esquema de Búsqueda” en la “Administración de la colección de sitios”.

Administrar diccionarios de búsqueda

Esta opción nos va a llevar a la administración de términos que ya conté en este artículo del blog.

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Administrar páginas relevantes

La administración de las páginas relevantes no ha cambiado nada con respecto a SharePoint 2010, las opciones son similares. Deberemos establecer de forma obligatoria, al menos una página como “Páginas más relevantes”, aunque por defecto en SharePoint OnLine ya tenemos algunas añadidas

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Reglas de consulta y Ordenamiento

A continuación, me voy a saltar algunas de las opciones que vienen en la lista de la administración que vimos antes, para hablar de uno de los aspectos que más interesantes me han resultado de las búsquedas, de lo que he visto hasta ahora, y es la posibilidad que nos ofrece SharePoint 2013 para modificar la relevancia de los resultados de búsqueda.

El buscador de SharePoint OnLine nos proporciona dos métodos para modificar esta relevancia. Mediante reglas que se aplican antes de generar los resultados de búsqueda (reglas de consulta) y reglas que se ejecutan una vez que se han generado los resultados (ordenamiento).

Las reglas de consulta, tienen nuevamente la ventaja de que podemos definirlas a nivel de “Administración Central”, de colección de sitios o sitios, dotándonos de una versatilidad muy interesante. Por medio de las reglas de consulta, se establecen las condiciones, y las acciones que se llevarán a cabo en caso de que se cumplan las primeras, como reducir la cantidad de resultados o modificar el orden.

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Por otro lado el ordenamiento, que como dije antes, se aplica tras obtener los resultados de la búsqueda, se puede establecer dentro del webpart de resultados de búsqueda, accediendo a las propiedades del webpart, en la pestaña de ordenación.

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Pensaba dedicar un poco de tiempo a explicar en qué consiste esto de modificar la relevancia de los resultados de búsqueda. En lugar de eso, y para no repetir lo que ya se ha hecho y muy bien antes, comparto este artículo de la revista compartimoss en el que se habla de este tema. Recomiendo encarecidamente su lectura

http://www.compartimoss.com/revistas/numero-20/ajuste-de-la-relevancia-en-el-motor-de-busqueda-de-sharepoint-2013

No se que os parecerá esta opción que nos ofrece SharePoint OnLine y 2013, yo, particularmente, me he estado peleando con el buscador en la versión 2010 para modificar la relevancia en los resultados de búsqueda, y poder hacerlo por medio de las reglas y el ordenamiento me resulta fantástico.

Y hasta aquí por hoy, ¿Que queda sobre las búsquedas?, pues queda mucho, así que, como dije al principio, tendrá que haber otros post sobre esta temática en la serie de artículos sobre primeros pasos en SharePoint OnLine. Hablaremos de fuentes de resultados y tipos de resultados, entre otras cosas.

Os dejo algunos enlaces que me están sirviendo como referencia para todo el tema de búsquedas en SharePoint OnLine.

http://www.kabel.es/blog/2013/12/12/servicio-search-en-sharepoint-2013/

http://asoleto.blogspot.com.es/search/label/Busquedas

http://technet.microsoft.com/es-es/library/dn169065(v=office.15).aspx

http://technet.microsoft.com/es-es/library/jj613136(v=office.15).aspx

https://support.office.com/es-MX/Article/L%C3%ADmites-de-b%C3%BAsqueda-para-SharePoint-Online-7c06e9ed-98b6-4304-a900-14773a8fa32f

Espero que os sirva como a mi para coger algunas primeras nociones sobre lo que nos puede ofrece el buscador de SharePoint OnLine.

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